Järjestäjän ohjeet

Kilpailuorganisaation vastuuroolit

Kilpailunjohtaja

Kilpailunjohtajan avustaja

Tulospalvelu

Kilpailun sihteeri

Arvostelutuomarit

TA ja TA-assistentti

Ratamestari

Kisakuuluttaja

Palkintojen hankinta

Mittamiehet ja mittasihteeri

Lähettäjä

Mäkien kunnostus

Äänentoisto

Ensiapu

Hissivastaava 

Arpajaiset

Kahvio

Yleistä vastuuhenkilöiden toiminnasta:

Vastuuhenkilöt ilmoittavat kilpailunjohtajalle noin viikkoa ennen kilpailuja hankkimansa talkoolaisten nimet.

Mikäli vastuuhenkilö itse tietää olevansa estynyt kilpailujen järjestämisen (esim. työeste), on hän velvollinen hankkimaan ja tarvittaessa perehdyttämään varahenkilön, joka vastaa vastuuhenkilön tehtävistä.

Kilpailunjohtajan ja –avustajan tehtävät:

Kilpailukutsujen laatiminen ja toimittaminen Hiihtoliiton kautta seuroihin sekä omille nettisivuille.

Tuomareiden hankkiminen.

Yhteydenpito yhdistetyn ratamestariin ja ajanotosta vastaaviin. Kilpailureiteistä, -sarjoista ja -matkoista sopiminen.

Yhteydenpito tuomaristoon (yhteydenpito tekniseen asiantuntijaan ja mahdollinen kilpailupaikkojen ja -järjestelyjen läpikäyminen ennen kilpailuja).

Yhteydenpito latukonekuljettajaan hiihtolatujen ja vastamäkien kunnostustarpeeseen liittyen.

Yhteydenpito lumitraktorikuljettajaan kilpailualueen/parkkipaikkojen lumityötarpeesta kilpailuajankohtana.

Kilpailukuuluttajan hankkiminen.

Ensiapuhenkilöstön hankkiminen.

Joukkueenjohtajien kokouksen pitäminen ennen kilpailua.

Kilpailunumeroiden ja ajanottokellojen sekä pienen kuulutuslaitteen varaaminen ja hakeminen kunnan liikuntatoimistosta.

Kilpailun mainosesitteiden laatiminen ja niiden jakaminen jaoston väelle eteenpäin toimitettavaksi (mm. koulut, kaupat, mahdollisesti myös postilaatikoihin).

Kunnan nettisivun tapahtumakalenteriin ilmoittaminen.

Tiedottaminen tapahtumasta lehdistölle (mm. Uutisjousen pienet kuulumiset palstalle) ja Yle-Savoon.

Kilpailuilmoittautumisten vastaanotto ja osallistumismaksujen tilitapahtumatietojen seuranta.

Lähtölistojen ja aikataulujen laatiminen sekä julkaisu nettisivuilla.

Kilpailuohjelman (kansisivu, aikataulu, lähtölistat, latukartat) laatiminen ja tulostus.

Latujen reittiopasteiden laatiminen ja toimittaminen ratamestarille.

Sopii henkilön, joka kerää välittömästi mäkihyppykilpailun päätyttyä kilpailunumerot kilpailijoilta.

Kirjaa kilpailuorganisaation vastuuhenkilöiltä saatujen tietojen perusteella.

Tulospalvelu:

Tulosten varmistajan hankkiminen ja perehdyttäminen.

Kilpailutietojen (sarjat, yhdistetyn hiihtomatkat ja pisteet ja osallistujat) syöttäminen tulospalveluohjelmistoon.

Pistelaskennan ja mahdollisten cup/sarjapisteiden läpikäyminen kilpailunjohtajan kanssa.

Tulospalvelussa tarvittavien materiaalien varaaminen (kannettavat tietokoneet, tulostinpaperit, tulostin, näyttö kuuluttajalle).

Varmistaa yhteyden mittamiehiin (toimivat radiopuhelimet).

Kilpailuohjelman tulostaminen kuuluttajalle.

Hiihdon lähtölistojen tulostaminen sovitulla tavalla (esim. jos useampi sarja lähtee samaan aikaan, koostetaan lähtölistat excelissä aikaerot huomioiden lähtöjärjestyksen).

Kilpailutulosten tulostaminen.

Kilpailutulosten toimittaminen sähköpostilla (Savon Sanomat, Uutis-Jousi, Hiihtoliitto).

Tulospalvelun sihteeri:

Numeroiden ja kilpailuohjelman jakaminen muovipusseihin seuroittain kilpailuja edeltävänä iltana.

Numeroiden luovuttaminen seuroille/urheilijoille.

Hiihdon lähtölistojen toimittaminen hiihdon lähtöpaikalle ja ilmoitustaululle.

Tulosten toimittaminen palkintovastaavalle ja ilmoitustaululle.

Joukkueenjohtajien kokouksen pöytäkirjan pitäminen

Juryn pöytäkirjan pitäminen

Toimittaa pussitetut numerot (lähtösarjoittain) hiihdon lähtöpaikalle.

Palkintojen hankinta:

Hankkii kilpailun palkinnot kilpailunjohtajan kanssa sovitulla tavalla (yleensä pienemmissä sarjoissa palkitaan kaikki).

On yhteydessä eri yhteistyökumppaneihin tavarapalkintojen saamiseksi.

Suorittaa palkintojen jaon ja hankkii siihen avustajan.

Mittamiesten vastuuhenkilö:

Hankkii kilpailuajankohdalle vähintään 5 mittamiestä, yhden lippumiehen ja yhden urheilijoiden avustajan/hyppyjärjestyksen valvojan, joka käyttää lumisateen aikana puhallinta. Lumisadekelillä osa mittamiehistä monot jalassa/mukana, jotta pääsee tarvittaessa tamppaamaan mäkiä.

Varmistaa radiopuhelinyhteyden toimimisen tulospalveluun.

Sopii kuka mittamiehistä ilmoittaa tulokset tulospalveluun radiopuhelimitse.

Huolehtii yhdessä mäkien kunnostusvastaavan kanssa, että mäissä on mitta- ym. merkinnät.

Mäkien kunnostus:

Kilpailuja edeltävällä viikolla tarkistaa mäkien (vauhtimäki ja mäen alastulo) kunnon ja määrittelee mahdolliset kunnostuskohteet. Ilmoittaa kilpailunjohtajalle tarvittavat kunnostuskohteet. Kilpailunjohtaja ilmoittaa talkooajankohdat.

Hankkii kaksi henkilöä, jotka ovat kilpailun aikana valmiudessa tamppaamaan. Hankkii tarvittaessa toisen puhallinmiehen K42 mäkeen.

Merkitsee yhteistyössä mittamiesten kanssa mäkien mitat ja mäkimerkinnät (huolehtii, että esim. tarvittavaa mäkien merkkausväriä on saatavilla).

Äänentoisto:

Huolehtii äänentoistolaitteiden asentamisesta kaverikseen hankkimien talkoolaisten kanssa.

Hissivastaava:

Huolehtii siitä, että hissi toimii (lähtee käyntiin, pysähtyy ja takaisinpyörimisenestojarru toimii).

Tarkastaa hissin lähtöpaikan ja hissilinjan kunnon ja tarvittaessa ilmoittaa kunnostustoimenpiteistä kilpailun johtajalle.

Valvoo hissin käyttöä

Arpajaisvastuuhenkilö:

Jakaa noin kuukautta ennen kilpailuja jaoston väelle arpajaispalkintojen hankintaa varten tapahtumasta kertovan esitteen ja lahjoittajalistan.

Ottaa vastaan saadut palkinnot ja organisoi arpajaiset.

Kahviovastuuhenkilö:

Hankkii kahviomyyjät ja leipojat. Hankkii tarvittavat myyntituotteet tukusta ja Herkkupadasta.

Varaa ja huolehtii tuomareille ja talkoolaisille tarvittavan keiton (esim. tuomaritorniin). 

Hankkii makkaran/vohvelin paistajan.

Tarkistaa grillikaasun tilanteen edellisellä viikolla ja tarvittaessa organisoi kaasun hankinnan.

Laskee kahviokassan ja toimittaa rahat jaoston puheenjohtajalle.