GDPR tietosuoja

Rekisteri-ilmoitus

Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
Seura, Y-tunnus: 0172722-8
Osoite: Kevättömänpolku 17, 71800 Siilinjärvi
Sähköposti: siilinjarvenponnistus@gmail.com
Yhteyshenkilön sähköposti: niina.meis@gmail.com

Jäsen-, luottamushenkilö-, ja yhteistyökumppanirekisteri / markkinointirekisteri

Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus 
Rekisterimme käyttötarkoitus on rekisteröityjen jäsenien ja niiden luottamushenkilöiden tietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, sen ylläpito ja kehittäminen sekä markkinointi ja myös päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta henkilötietojärjestelmässä. Siilinjärven ponnistuksen järjestämiin koulutuksiin ja tapahtumiin osallistuneiden osalla myös henkilöryhmäkohtaiseen kohdennettuun suoramarkkinointi.

Henkilötietojen käsittely perustuu:

1) Siilinjärven Ponnistuksen lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä jäsenten osalta.

2) Sopimuskumppanien (yhteistyökumppanit) osalta sopimuksen täytäntöönpanoon sekä mahdollisen reksiterinpitäjän muuhun perusteltuun etuun. Rekisterinpitäjän etu sopimustilanteissa on taloudellisten saatavien ja vastuiden valvonta.

3) Luottamushenkilöiden osalta rekisteröinti perustuu yhdistyslainsäädäntöön.

4) Markkinointirekisterin osalta suostumukseen.

Käsiteltävät henkilötiedot:

Rekisterissä käsitellään Siilinjärven Ponnistuksen jäsenten, luottamus- ja toimihenkilöiden henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen tai koulutuksiin ja tapahtumiin osallistumiseen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:

• Etu- ja sukunimi
• Osoite
• Puhelinnumero
• Sähköpostiosoite
• Syntymävuosi/syntymäaika.
• Henkilötunnus, joissain kilpailutilanteissa
• Sukupuoli
• Alaikäisen osalta huoltajan yhteystiedot
• Ruoka-aineallergiat ja erityisruokavaliot (perusteluna rekisteröidyn elintärkeä etu eli terveys)
• Urheilijoiden lisenssitiedot kilpailuihin ilmoittautumisen mahdollistamiseksi
• Välinemaksut
• Lupa julkaista kuvia sosiaalisessa mediassa
• Laskutustiedot

Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään jäseniltä tai heidän huoltajiltaan, rekisteröidyltä itseltään ja osallistujilta itseltään.

Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Siilinjärven Ponnistuksen ja erijaostojen käyttämiin järjestelmiin, joihin on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

Järjestelmät mitä jaostot käyttävät:

•  Voimistelujaosto käyttää voimisteluliiton jäsentietorekisteriä (Hoikka).
• Mäkijaosto käyttää jäsenrekisterinä Suomisport-palvelua.
  Tiedottamiseen ja tapahtumiin ilmoittautumisessa käytetään whatsappia, sähköpostia ja Nimenhuuto.com-palvelua.
  Nimenhuuto.com käsittelee osaa seuran henkilötiedoista. Käsiteltävät tiedot on listattu Nimenhuuto.com sivuilla. (Nimi, rooli).
  Nimenhuudossa olevat tiedot on huolellisesti suojattu palvelun tietosuojaselosteen mukaisesti.
  Kansallisissa kilpailuissa järjestäjät käyttävät kilmo järjestelmää ja kilipa.com -ohjelmaa.
  Laskutuksessa www.mezo.fi – ohjelmaa
• Yleisurheilu jaosto käyttää jäsenrekisterinä Suomisport-palvelua.
• Voima- ja painonnostojaosto käyttää kirjallista jäsenrekisteriä.

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Siilinjärven Ponnistuksen ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattu.
Manuaalisesti käsiteltävä tieto säilytetään lukitussa tilassa.

Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot
Tietoja ei luovuteta pääsääntöisesti kolmansille osapuolille. Poikkeuksena osallistujalistojen luovuttaminen koulutusten järjestäjille, tilaajille tai kouluttajille sekä kilpailutoiminnassa tietoja luovutetaan kilpailuihin ilmoittautumisen yhteydessä.

Henkilötiedot luovutetaan rekisterin ylläpitäjälle, joka toimii henkilötietojen käsittelijänä.

Henkilötietoja voidaan siirtää rekisterin palveluntarjoajaa vaihdettaessa uudelle järjestelmän ylläpitäjälle. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon ja käsittelyn toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja eteenpäin soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

Tietoja luovutus EU- ja ETA-alueen ulkopuolella

Tietoja ei luovuteta EU- ja ETA-alueen ulkopuolella.

Henkilötietojen säilytysaika
Jäsentiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on Siilinjärven Ponnistuksen jäsen tai sopimuskumppani ja sopimukseen perustuvan reklamaatiovastuuajan.

Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä.

Sopimuskumppanin tiedot säilytetään vähintään kolmen vuoden ja enintään kymmenen vuotta vanhentumisajan sopimuksen päättymisestä.

Osallistujien henkilötietoja säilytetään enintään kymmen vuotta viimeisimmän osallistumisen jälkeen.

Suostumukseen perustuvat tiedot säilytetään, kunnes suostumus peruutetaan.

Rekisteröidyn oikeudet:
Rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:
- saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
- saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot;
- vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
- vaatia henkilötietojensa poistamista (samalla oikeus osallistua tapahtumaan poistuu);
- peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
- vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Siilinjärven Ponnistuksen oikeutettu etu;
- saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle
- vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.
Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Siilinjärven Ponnistus voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Siilinjärven Ponnistus voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpakka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojakäytännön mukaisesti.
 

Pakolliset tiedot
Yhdistyksen (Siilinjärven Ponnistus ry) luottamushenkilöiden osalta yhdistyslain edellyttämät tiedot (nimi, hetu, yhteystiedot). (yhdistyslaki).

Jäsenet. Katso kohdasta käsiteltävät tiedot.

Sopimussuhteissa olevat tahot:

Sopimuskumppanin perustiedot, luottosuhteessa luoton perinnän edellyttämät tiedot (hetu tai y-tunnus).

Allergiatiedot tapahtumiin osallistuvien osalta (rekisteröidyn elintärkeä etu).

Muut tapahtuman järjestämiseksi kolmansien tahojen edellyttämät tiedot (ilmoitetaan ilmoittautumisen yhteydessä). (Sopimuksen tekeminen).

Seuraus mikäli tietoja ei luovuta
Sopimusta ei voida toteuttaa ilman pakollisten tietojen luovuttamista.

Yhteydenotot
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen: niina.meis(at)gmail.com. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen: Kevättömänpolku 17, 71800 Siilinjärvi

Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä ilmoitus on viimeksi päivitetty 6.02.2023.